Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Business Savo Oy – asiakasrekisterin tietosuojaseloste 

Laadittu 6.10.2020

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. 

Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen. 

1. Rekisterinpitäjä: Business Savo Oy 
2. Yhteystiedot: Ahopellontie 29, 71490 Airaksela, petra@businesssavo.fi, 045 168 1030
3. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa: Business Savo Oy, Ahopellontie 29, 71490 Airaksela, petra@businesssavo.fi, 045 168 1030
4. Rekisteröidyt 

Business Savo Oy:n asiakasrekisterissä on asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden (tiedot saatu asiakkaalta itseltään tai hankitaan julkisista lähteistä) tietoja. Rekisteröidyt ovat siis yritykset ja yritysten yhteyshenkilöt; yrityksen tiedot, yrityksen yhteyshenkilön yhteystiedot. 

1. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus 

Rekisterin pitämisen peruste: 

• Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella 
• Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella 
• Lupa tietojen käyttöön ja siten asiakassuhde katsotaan syntyneeksi, kun yritys perustetaan ja kirjataan julkiseen YTJ-järjestelmään ja/tai asiakas ottaa yhteyden Business Savoon sähköisten välineiden kautta verkossa (kotisivun yhteydenottolomake, sosiaalisen median kanavat jne.), postin kautta, sähköpostitse, puhelimitse, henkilökohtaisessa tapaamisessa, tapahtumiin osallistumisen kautta tai yhteistyökumppanin lähetteen myötä. 
• Asiakassuhteen synnyttyä asiakas antaa suostumuksensa tietojensa tallentamiseen ja käsittelyyn asiakassuhteen hoitamiseksi. 

1. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus 

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat: 

• Yritystietoja ja henkilötietoja ja niihin liittyviä tapahtumatietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi ja asiakasviestintään. Asiakassuhteiden hoitamisen näkökulmasta on perusteltua käsitellä ja käyttää yritystietoja ja yritysten yhteyshenkilöiden yhteystietoja. 
• Mikäli asiakasyritys tai yhteyshenkilö ei halua tietoja käsiteltävän, ei ko. yritys tai yhteyshenkilö voi olla Business Savo Oy:n asiakas. 

1. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot 

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot: 

Asiakasyrityksen tiedot 

• kokonaisuudessaan julkisesta YTJ-järjestelmästä haettuna ja tarvittaessa täydennettynä muista julkisista lähteistä tai asiakkaalta itseltään. 
• Tiedot pitävät sisällään yrityksen perustiedot ja yhteyshenkilön nimen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen 

Asiakastiedot: asiakassuhteen hoitamisen kannalta oleelliset tiedot yhteydenpidosta, tapaamisista, laskutuksesta ja muusta relevantista kanssakäymisestä 

1. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen petra@businesssavo.fi

Tarkastusoikeus 

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen 

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot. 

Vastustamisoikeus 

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. 

Suoramarkkinointikielto 

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. 

Poisto-oikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista. 

Suostumuksen peruuttaminen 

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen. 

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. 

Valitusoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html 

1. Säännönmukaiset tietolähteet 

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti: 

• Yrityksen tiedot saadaan YTJ:stä (Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ) on PRH:n ja Verohallinnon yhteinen palvelu, jossa voit ilmoittaa tiedot yhdellä ilmoituksella molemmille viranomaisille.) Yrityksen yhteyshenkilön tiedot saadaan julkisista lähteistä, kuten yrityksen kotisivulta, Fonecta Finder palvelusta tai yhteyshenkilöltä itseltään. 
• tietoja saadaan asiakkaalta itseltään mm. suorin yhteydenotoin puhelimitse, sähköpostitse, postitse, tapaamisissa, kotisivulla olevan verkkolomakkeen kautta, asiakkaan itsensä tallentaman datan kautta, uutiskirjeen kautta, sosiaalisen median kautta, sopimuksen myötä, julkisista yritysrekistereistä, kuten Suomen asiakastieto 

1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset 

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Business Savo Oy:n ulkopuolelle. 

Business Savo Oy harjoittaa yrityksille suunnattua toimintaa ja viestii toiminnasta yritysten yhteyshenkilöille ja koulutusasiakkaille heihin liittyvissä asioissa.  Anonyymia dataa, jota kerätään mm. verkkoalustalla asiakkaiden sijainnista, toimialasta jne. voidaan hyödyntää palvelujen kehittämiseen. Mikäli ilmenee tarvetta luovuttaa yksilöitäviä asiakastietoja ulkopuolelle, pyydetään tietojen luovutukseen erikseen suostumus ko. asiakkailta. 

1. Käsittelyn kesto 

• Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa 
• Kirjanpitolain ja rahoittajan erityisehtojen mukaisesti, viranomaisten ohjeistusten ja eri lainsäädäntöjen mukaisesti 

1. Henkilötietojen käsittelijät 

Business Savo Oy:n pääasiallinen asiakastietojen tallennus- ja käsittelyjärjestelmä on Holvi-järjestelmä ja yrityksen sähköpostijärjestelmä sekä puhelin. Lisäksi on käytössä Agile CRM asiakastietojärjestelmä sekä uutiskirjetyökalu, johon kerätään tilaajatietoja (sähköpostiosoitteet) edellä mainitusta asiakastietojärjestelmästä ja julkisista lähteistä. Googlen työkaluja käytetään anonyymin Datan analytiikan osalta. Kaikkia Business Savo Oy:n hallinnoimia asiakasrekistereitä käytetään ainoastaan asiakassuhteen hoitamiseksi ja asiakasviestintään. Tietoja ei luovuteta ulkopuolelle markkinointi tms. tarkoituksiin. Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. 

1. Henkilötietojen muut käsittelijät 

Yritysten yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot ovat pääasiassa se tieto, jota käsitellään. Asiakassuhteen hoitamiseksi voi joskus olla tarpeen luovuttaa asiakkaan yhteystietoja esim. rahoittajalle. Viranomaisille tietoja luovutetaan sopimuksen mukaan (mm. hankehallinnointi). 

1. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle 

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

1. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi 

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.